Executive Assistant oder virtuelle Assistenz: Was braucht Ihr Unternehmen?
Executive Assistant oder virtuelle Assistenz? Vergleichen Sie Umfang, Kosten, Verfügbarkeit und Eignung, um die passende Unterstützung für Ihr Unternehmen zu finden.
«Ich brauche eine Assistenz» kann sehr Unterschiedliches bedeuten. Für die eine Gründerin heisst es: jemand, der den Posteingang leert und das CRM aktualisiert. Für den anderen Gründer: eine vertrauenswürdige rechte Hand, die die Agenda führt, Unterlagen für den Verwaltungsrat vorbereitet und die Prioritäten der Geschäftsleitung im Blick behält. Wer die falsche Art von Unterstützung wählt, verschwendet Geld und Geduld. Dieser Leitfaden vergleicht Executive Assistants und virtuelle Assistenz, damit Sie entscheiden können, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Was ein Executive Assistant macht
Ein Executive Assistant (EA) unterstützt eine Führungsperson oder ein kleines Führungsteam auf strategischer Ebene. Die Rolle ist auf die Zeit und die Prioritäten der Führungsperson ausgerichtet. Typische Aufgaben sind:
- Den Kalender verantworten und Fokuszeit schützen
- Briefings, Meeting-Agenden und Nachbereitungsnotizen vorbereiten
- Als Filter für Anfragen und Anspruchsgruppen wirken
- Komplexe Reisen und Anlässe koordinieren
- Entscheide nachverfolgen und Pendenzen im Team einfordern
- Vertrauliche Korrespondenz bearbeiten
Ein EA braucht Urteilsvermögen, Diskretion und ein tiefes Verständnis dafür, wie die Führungsperson denkt. Traditionell ist dies eine interne Vollzeitstelle – und in der Schweiz entsprechend teuer.
Was eine virtuelle Assistenz macht
Eine virtuelle Assistenz (VA) arbeitet remote und übernimmt in der Regel einen definierten Satz wiederkehrender Aufgaben. Der Umfang kann breit oder eng sein:
- E-Mails sortieren und Standardantworten verfassen
- Datenerfassung, CRM-Aktualisierungen und Aufbau von Listen
- Rechnungen vorbereiten und Zahlungserinnerungen
- Social-Media-Beiträge einplanen
- Recherche und Formatierung von Dokumenten
- Buchungen und einfache Terminplanung
VAs arbeiten oft in Teilzeit oder für mehrere Bereiche und sind am wirksamsten mit klaren Prozessen. Typische Aufgabenbereiche finden Sie auf unserer Seite Administrative Unterstützung.
Die Schnittmenge: Direktionsassistenz aus der Ferne
Die Grenze zwischen beiden ist fliessend geworden. Eine erfahrene, persönliche VA kann vieles von dem, was ein EA leistet, auch remote übernehmen. Das nennen wir Remote Executive Assistance: eine erfahrene VA, die einer Führungsperson fest zugeteilt ist, in deren Tools arbeitet, sich zeitlich mit ihr überschneidet und ihre Prioritäten immer besser versteht. Mehr dazu auf unserer Seite Executive Assistance.
Was Remote-Unterstützung in der Regel nicht ersetzen kann, ist physische Präsenz: Besucherinnen und Besucher empfangen, Post bearbeiten oder an Präsenzmeetings teilnehmen.
Direkter Vergleich
| Faktor | Interner Executive Assistant | Virtuelle Assistenz (aufgabenbasiert) | Remote Executive Assistant (persönliche VA) |
|---|---|---|---|
| Fokus | Prioritäten einer Führungsperson | Definierte wiederkehrende Aufgaben | Prioritäten einer Führungsperson |
| Grad an Urteilsvermögen | Hoch | Prozessgesteuert | Mittel bis hoch, wächst mit der Zeit |
| Arbeitsort | Vor Ort | Remote | Remote |
| Typische Kosten | Am höchsten (volle Schweizer Anstellungskosten) | Am tiefsten | Mittel |
| Flexibilität | Arbeitsvertrag, Kündigungsfristen | Hoch | Hoch, kein langfristiger Vertrag bei einem betreuenden Anbieter |
| Am besten geeignet für | Grosse Führungsteams, viel Präsenzbedarf | Abbau von operativen Rückständen | Gründerinnen, Gründer und erfahrene Beratende, die eine rechte Hand brauchen |
Die Kosteneinstufungen sind relativ und beispielhaft. Aktuelle Pläne finden Sie unter Preise.
So entscheiden Sie: fünf Fragen
1. Ist die Arbeit strategisch oder operativ?
Wenn das meiste, was Sie abgeben möchten, wiederholbar ist – Posteingang, Daten, Rechnungsstellung –, ist eine VA die effiziente Wahl. Brauchen Sie jemanden, der Bedürfnisse vorausahnt und Ihre Prioritäten managt, sollten Sie Unterstützung auf Executive-Ebene in Betracht ziehen.
2. Muss die Arbeit vor Ort erledigt werden?
Wenn ja, brauchen Sie jemanden vor Ort. Läuft fast alles über E-Mail, Kalender, gemeinsame Laufwerke und Videocalls, funktioniert Remote-Unterstützung gut.
3. Wie viel Kontext erfordert die Rolle?
EAs nehmen viel Kontext über Personen, interne Dynamiken und Vorlieben auf. Eine persönliche Remote-Assistenz kann diesen Kontext mit der Zeit aufbauen – aber nur, wenn Sie in Onboarding und regelmässige Check-ins investieren.
4. Wie hoch ist Ihr Budget und wie planbar ist das Arbeitsvolumen?
Eine interne Vollzeitanstellung ist ein Fixkostenblock. Mit einer VA können Sie die Stunden hoch- oder herunterfahren, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
5. Wer führt die Assistenz?
Freelance-VAs müssen Sie direkt selbst führen. Bei einem betreuten Service übernimmt ein Account Manager Qualitätskontrolle, Leistungsbeurteilung und – falls es nicht passt – den Ersatz.
Ein typischer Weg für wachsende KMU
Viele Schweizer KMU folgen einer natürlichen Entwicklung:
- Mit einer aufgabenbasierten VA beginnen, um operative Rückstände abzubauen.
- Auf einen persönlichen Remote Executive Assistant umsteigen, sobald Vertrauen und Kontext wachsen.
- Intern einstellen nur dann, wenn physische Präsenz oder ein grösseres Führungsteam es erfordern.
So halten Sie die Fixkosten tief, während Sie herausfinden, welche Art von Unterstützung Sie wirklich weiterbringt. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie 10 Aufgaben, die Schweizer Gründerinnen und Gründer diese Woche abgeben sollten.
Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg
Manila ist der Schweiz je nach Sommerzeit sechs bis sieben Stunden voraus. Eine Remote-Assistenz mit verschobenen Arbeitszeiten am Nachmittag und Abend in Manila überschneidet sich mit Ihrem Schweizer Vormittag – ideal für tägliche Planungscalls, die Übergabe des Posteingangs und die Vorbereitung Ihres Tages, bevor er beginnt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Executive Assistant managt die Prioritäten einer Führungsperson; eine virtuelle Assistenz übernimmt in der Regel definierte Aufgaben.
- Ein persönlicher Remote Executive Assistant vereint vieles von beidem – ohne die vollen Kosten einer internen Anstellung.
- Entscheiden Sie danach, wie strategisch, kontextabhängig und präsenzgebunden die Arbeit ist.
- Ein betreuter Service nimmt Ihnen dank Account Managern, Qualitätskontrolle und Ersatzgarantie einen Grossteil des Führungsaufwands ab.
Nicht sicher, welches Modell passt? Buchen Sie eine kostenlose Beratung, und wir helfen Ihnen, den richtigen Umfang an Unterstützung festzulegen.
Verfasst von
Team Swiss Virtual Assistant
Redaktion
Praktische Tipps zu Delegieren, Automatisierung und Remote-Teams für Unternehmerinnen und Unternehmer in der Schweiz und den Nachbarländern – geschrieben von den Menschen, die unsere virtuellen Assistentinnen und Assistenten rekrutieren, schulen und betreuen.
