Ein Partner für alles, was Sie nicht selbst tun sollten
Sieben Kernleistungen und zehn spezialisierte Zusatzleistungen – erbracht von einer persönlichen VA oder einem kleinen, betreuten Team. Wählen Sie, was Sie ausbremst – wir finden die passende Person dafür.
Die Aufgaben, die unsere Kundinnen und Kunden am häufigsten abgeben – jeweils betreut von VAs, die in Ihren bestehenden Tools geschult sind.
Direktionsassistenz
Gewinnen Sie Ihre Woche zurück – mit einer persönlichen Direktionsassistenz
Ihre Direktionsassistenz übernimmt die tägliche Logistik, die unbemerkt Ihre Zeit frisst. Vom Schutz Ihres Kalenders bis zur Vorbereitung von Briefing-Notizen vor wichtigen Meetings arbeitet sie nach Ihren Prioritäten und in Ihrer Zeitzone. Jede Assistenz ist geprüft, geschult und wird von einem persönlichen Account Manager begleitet.
Kalenderverwaltung über Zeitzonen hinweg, inklusive Planen und Verschieben von Terminen
Vorsortierung des Posteingangs mit klaren Markierungen für alles, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht
Reiserecherche und Buchung mit übersichtlichen Reiseplänen
Meeting-Vorbereitung: Traktandenlisten, Briefing-Notizen und Zusammenfassungen zur Nachbereitung
Wöchentliche Statusberichte zu offenen Aufgaben, Fristen und Verpflichtungen
Tools: Google Workspace · Microsoft 365 · Calendly · Notion · Slack · Zoom · Asana
Ideal für Gründerinnen und Gründer, Geschäftsführende und viel beschäftigte Fachleute, die zu viel Zeit mit Koordination verbringen.
Automatisieren Sie Routinearbeit – damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentriert
Viele Routineaufgaben laufen von selbst, sobald der richtige Workflow steht. Ihre Assistenz erfasst Ihre Prozesse, baut Automatisierungen mit Tools wie Zapier, Make oder n8n und dokumentiert alles, damit Sie nie von einer Blackbox abhängig sind. Wo KI hilft, etwa bei Recherche-Zusammenfassungen oder ersten Entwürfen, wird sie stets mit menschlicher Prüfung kombiniert.
Prozessanalyse, um wiederkehrende Aufgaben zu finden, deren Automatisierung sich lohnt
Zapier-, Make- oder n8n-Workflows, die Ihre bestehenden Apps verbinden
Einrichtung eines KI-Chatbots für FAQ und Lead-Erfassung auf Ihrer Website
KI-gestützte Recherche und Inhaltsentwürfe mit menschlicher Prüfung
CRM-Automatisierungen für Lead-Zuweisung, Erinnerungen und Datenaktualisierungen
Tools: Zapier · Make · n8n · ChatGPT · HubSpot · Airtable · Google Workspace
Ideal für wachsende Unternehmen, die Daten noch manuell zwischen Tools kopieren und sauberere, schnellere Prozesse wollen.
Eine professionelle Website – erstellt und gepflegt ohne Agentur-Overhead
Ihre Website ist oft der erste Eindruck, den Kundinnen und Kunden von Ihrem Unternehmen erhalten. Eine persönliche Web-Assistenz gestaltet, erstellt und pflegt Seiten auf der Plattform, die zu Ihnen passt – von WordPress und Webflow bis Next.js. Änderungen erfolgen rasch, und Ihr Account Manager behält Qualität und Termine im Blick.
Neue Websites oder Redesigns auf WordPress, Webflow oder Next.js
Konversionsstarke Landingpages für Kampagnen und Angebote
Laufende Inhalts- und Plugin-Updates sowie Backups
Grundlegende On-Page-SEO, Performance-Checks und Optimierung für Mobilgeräte
Mehrsprachige Seitenstruktur, bereit für Ihre übersetzten Inhalte
Tools: WordPress · Webflow · Next.js · Figma · Google Analytics · Google Search Console
Ideal für KMU, die einen verlässlichen Website-Partner für Neubauten, Updates und Landingpages mit planbarem Budget suchen.
Markengerechtes Design – zuverlässig geliefert von Ihrer eigenen Design-Assistenz
Ein einheitlicher Auftritt schafft Vertrauen, doch Designanfragen stapeln sich oft. Eine persönliche Grafikdesign-Assistenz lernt Ihre Markenrichtlinien kennen und setzt Anfragen zuverlässig um – vom Social-Media-Post bis zur Verkaufspräsentation. Jedes Element wird vor der Lieferung geprüft, damit es Ihren Standards entspricht.
Marken-Kits: Logovarianten, Farbpaletten und Vorlagen
Social-Media-Grafiken im passenden Format für jede Plattform
Pitch-Decks und Präsentationen in PowerPoint, Keynote oder Google Slides
Drucksachen wie Flyer, Broschüren und Visitenkarten
Wiederverwendbare Canva-Vorlagen, die Ihr Team selbst bearbeiten kann
Ein überfüllter Posteingang kostet Konzentration und manchmal auch Chancen. Ihre Assistenz sortiert, kennzeichnet und entwirft Antworten nach gemeinsam vereinbarten Regeln und leitet nur weiter, was wirklich Sie braucht. Nachfassaktionen werden verfolgt, damit Gespräche in Bewegung bleiben.
Tägliche Vorsortierung mit Ordnern, Labels und Prioritätsmarkierungen
Antwortentwürfe in Ihrem Ton – zur Prüfung oder zum direkten Versand
Nachverfolgung, damit offene Konversationen nie einschlafen
Abmelden und Filtern, um wiederkehrenden Ballast zu reduzieren
Vorbereitung und Planung von Newslettern in Ihrer E-Mail-Plattform
Tools: Gmail · Microsoft Outlook · Superhuman · Mailchimp · Brevo · Slack
Ideal für Führungskräfte und Teams mit Kundenkontakt, die viele E-Mails erhalten und Zeit mit dem Sortieren verlieren.
Verlässliche Administration, die Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen hält
Administrative Arbeit ist unverzichtbar, braucht aber selten Ihre persönliche Aufmerksamkeit. Eine persönliche Assistenz übernimmt wiederkehrende Administration mit klaren Checklisten und Genauigkeitskontrollen. Sie erhalten ein verlässliches Backoffice, ohne zusätzliche Stellen zu schaffen.
Genaue Dateneingabe und Pflege von Tabellen
Dokumentenvorbereitung: Vorlagen, Vertragsentwürfe und Berichte
Unterstützung bei der Rechnungsstellung: Rechnungen vorbereiten und Zahlungsstatus verfolgen
CRM-Pflege mit sauberen, bereinigten Kontaktdaten ohne Duplikate
Terminplanung und Verwaltung von Erinnerungen
Tools: Google Workspace · Microsoft 365 · Notion · HubSpot · Bexio · Dropbox
Ideal für KMU und Selbstständige, die ein verlässliches Backoffice wollen, ohne lokal einzustellen.
Eine stetige Pipeline qualifizierter Interessenten – für Sie recherchiert
Kontinuierliche Akquise hält eine Vertriebspipeline gesund – und doch bleibt sie oft als Erstes liegen. Ihre Assistenz recherchiert Interessenten, die zu Ihrem idealen Kundenprofil passen, führt Outreach in Ihrem Stil durch und bucht qualifizierte Termine in Ihren Kalender. Ihr CRM bleibt dabei stets sauber.
Definition des idealen Kundenprofils und Recherche von Zielunternehmen
Verifizierte Interessentenlisten mit Funktionen, Unternehmen und Kontaktdaten
LinkedIn-Outreach-Sequenzen, verfasst und betreut in Ihrem Stil
Terminvereinbarung direkt in Ihren Kalender
CRM-Pflege: Bereinigung von Duplikaten, Datenanreicherung und Status-Updates
Tools: LinkedIn Sales Navigator · Apollo · HubSpot · Pipedrive · Lemlist · Google Sheets
Ideal für B2B-Unternehmen und Beratende, die kontinuierlichen Outreach wollen, ohne Vertriebszeit abzuzweigen.
Basierend auf typischen Schweizer Werten für eine Vollzeit-Administrationsassistenz; Ihre Kosten variieren je nach Kanton, Funktion und Erfahrung. VA-Preis ggf. zzgl. MWST. Keine Offerte.
Mögliche monatliche Einsparung
CHF 5'890
≈ 72 % weniger als eine lokale Anstellung
Das sind rund CHF 70'680 pro Jahr, die Sie in Wachstum investieren können.
Was genau macht eine virtuelle Assistenz von Swiss Virtual Assistant?
Ihre VA arbeitet remote als festes Mitglied Ihres Teams – sie verwaltet Ihren Posteingang und Kalender, bereitet Dokumente vor, hält Ihr CRM sauber, generiert Leads, baut Automatisierungen oder übernimmt Design- und Webarbeiten, je nachdem, welche Fähigkeiten Sie brauchen. Sie geben die Richtung vor; wir kümmern uns um Rekrutierung, Schulung, Qualitätskontrolle und HR.
Warum virtuelle Assistenz aus den Philippinen?
Die Philippinen verfügen über eine der grössten englischsprachigen Fachkräftebasen der Welt, eine ausgeprägte Servicekultur und jahrzehntelange Erfahrung in der Unterstützung westlicher Unternehmen. Kombiniert mit unserer Schweizer Betreuung erhalten Sie verlässliche Fachkräfte zu Kosten, bei denen sich das Delegieren auch für KMU lohnt.
Arbeitet meine VA während der Schweizer Geschäftszeiten?
Ja, nach Vereinbarung. Manila ist der Schweiz und ihren Nachbarländern im Sommer 6 Stunden und im Winter 7 Stunden voraus. Die meisten unserer VAs arbeiten mit verschobenen Arbeitszeiten, die sich mit Ihrem Vormittag überschneiden – so sind Aufgaben erledigt, wenn Ihr Tag beginnt, und Sie können vor dem Mittag noch live miteinander sprechen.
Sprechen Ihre VAs Deutsch?
Nein. Alle unsere VAs arbeiten ausschliesslich in fliessendem Business-Englisch – sie sprechen weder Deutsch noch Französisch oder Italienisch. Sie eignen sich besonders für Arbeit, die auf Englisch läuft: internationale Kunden, Lieferanten, englischsprachige Tools und interne Teams, die bereits Englisch verwenden.
Wie schützen Sie meine Daten?
Jede VA unterzeichnet ein NDA und eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Wir richten Zugriffe mit rollenbasierten Berechtigungen, Passwort-Managern und Zwei-Faktor-Authentifizierung ein – niemals mit geteilten Logins. Wir können einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschliessen, der auf das Schweizer nDSG und, wo anwendbar, auf die DSGVO abgestimmt ist.
Wie schnell kann ich starten?
Kurz nach Ihrem Erstgespräch: Wir erstellen eine Auswahl an Kandidatinnen und Kandidaten, Sie führen Interviews mit Ihren Favoriten, und Ihre VA startet mit einem strukturierten Onboarding und 7 Tagen Probezeit.
Was, wenn meine VA nicht passt?
Sagen Sie es Ihrem Account Manager. Wir gehen das Problem rasch an und ersetzen Ihre VA bei Bedarf ohne Zusatzkosten im Rahmen unserer Ersatzgarantie – mit einer Übergabe, damit Ihre Abläufe nicht ins Stocken geraten.
Gibt es eine Mindestvertragsdauer?
Keine langfristige Bindung. Nach der 7-tägigen Probezeit laufen die Pläne monatlich, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Sie können die Stunden jederzeit an die Entwicklung Ihres Unternehmens anpassen.
Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen?
Buchen Sie ein kostenloses Gespräch. Wir analysieren Ihre Woche, listen die Aufgaben auf, die sich zum Abgeben lohnen, und empfehlen die passende Kombination aus Leistungen und Stunden.
Für den Betrieb dieser Website nutzen wir notwendigen Speicher. Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir zusätzlich datenschutzfreundliche Analysen, um die Website zu verbessern. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.
