10 Aufgaben, die Schweizer Gründerinnen und Gründer diese Woche abgeben sollten

Die meisten Gründerinnen und Gründer wissen, dass sie mehr delegieren sollten. Das Problem ist selten der Wille, sondern zu wissen, wo man anfangen soll. Wenn alles dringend wirkt, scheint es langsamer, Arbeit abzugeben, als sie selbst zu erledigen. Die folgenden Aufgaben kann eine kompetente virtuelle Assistenz aber rasch übernehmen – mit einer kurzen Übergabe und einer klaren Checkliste. Wählen Sie zwei oder drei aus und geben Sie sie diese Woche ab.

Warum «diese Woche» wichtig ist

Delegieren gerät oft ins Stocken, weil Gründerinnen und Gründer auf das perfekte Prozessdokument warten. Das brauchen Sie nicht. Eine fünfminütige Bildschirmaufnahme, eine kurze schriftliche Checkliste und ein gemeinsamer Ordner reichen für den Start meist aus. Ihre Assistenz kann daraus dann eine richtige Standardarbeitsanweisung (SOP) machen, während sie die Aufgabe lernt.

Die 10 Aufgaben

1. Posteingang sortieren. Lassen Sie Ihre Assistenz eingehende E-Mails in «braucht Sie», «erledigt», «wartend» und «später lesen» einteilen. Sie kann Antworten auf Routinefragen zu Ihrer Freigabe entwerfen. Unsere Leistung E-Mail-Management ist genau darauf ausgerichtet.

2. Kalenderverwaltung. Meetings buchen, Termine über Zeitzonen hinweg finden, Erinnerungen versenden und Termine verschieben. Geben Sie Ihrer Assistenz klare Regeln: welche Tage geschützt sind, bevorzugte Meetinglängen und wer Vorrang hat.

3. Vor- und Nachbereitung von Meetings. Agenden im Voraus versenden, relevante Dokumente anhängen und danach eine Zusammenfassung der Pendenzen verschicken. Schon das allein kann Meetings spürbar produktiver machen.

4. CRM-Aktualisierungen. Anrufe protokollieren, Deal-Phasen aktualisieren, neue Kontakte von Visitenkarten oder LinkedIn erfassen. Saubere CRM-Daten erleichtern Prognosen und Nachfassen erheblich.

5. Rechnungen vorbereiten und Zahlungserinnerungen. Ihre Assistenz erstellt Rechnungen anhand Ihrer Vorlagen, versendet sie und fasst bei überfälligen Zahlungen höflich nach. Sie kann auch Belege für Ihre Treuhänderin, Ihren Treuhänder oder Ihre Buchhaltung ordnen. Siehe Buchhaltungsunterstützung.

6. Lead-Recherche. Gezielte Listen von potenziellen Kunden aufbauen, die Ihrem idealen Kundenprofil entsprechen – mit verifizierten Kontaktdaten und Notizen. Mehr über unsere Unterstützung bei der Lead-Generierung.

7. Reisebuchungen. Flüge, Züge, Hotels und Reisepläne – alles nach Ihren Vorlieben. Schweizer Gründerinnen und Gründer, die häufig durch Europa reisen, empfinden gerade diese Aufgabe oft als besonders befreiend.

8. Dokumente formatieren. Aus groben Notizen ausgefeilte Offerten, Berichte und Präsentationen mit Ihren Markenvorlagen erstellen.

9. Social-Media-Planung. Ihre Assistenz plant von Ihnen freigegebene Beiträge ein, behält Kommentare im Blick und meldet alles, was eine persönliche Antwort braucht.

10. Recherche zu Lieferanten und Tools. Softwareoptionen vergleichen, Offerten einholen oder Geschäftsbedingungen zusammenfassen, damit Sie rasch entscheiden können.

So wählen Sie Ihre ersten drei aus

Nicht alle passen zu jedem Unternehmen. So priorisieren Sie schnell:

Frage	Wenn ja …
Fällt die Aufgabe jede Woche an?	Gute Kandidatin: Wiederkehrende Aufgaben machen den Übergabeaufwand am schnellsten wett
Können Sie «erledigt» in zwei Sätzen beschreiben?	Gute Kandidatin: Klare Ergebnisse bedeuten weniger Hin und Her
Braucht es jedes Mal Ihr persönliches Urteil?	Vorerst behalten oder nur die Vorbereitung delegieren
Sind sensible Daten im Spiel?	Mit sauberen Zugriffskontrollen delegieren (siehe unten)

Beginnen Sie mit Aufgaben, die bei den ersten beiden Fragen gut abschneiden.

Übergabe in weniger als einer Stunde

Aufnehmen statt aufschreiben

Nehmen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie die Aufgabe einmal erledigen, und erklären Sie dabei Ihre Überlegungen. So halten Sie Details fest, die in einer schriftlichen Notiz fehlen würden.

Grenzen festlegen

Legen Sie klar fest, was Ihre Assistenz selbst entscheiden darf und was Ihre Freigabe braucht. Zum Beispiel: «Interne Meetings frei verschieben; vor dem Verschieben eines Kundentermins bei mir nachfragen.»

Einen Check-in-Rhythmus festlegen

Ein kurzer täglicher oder zweimal wöchentlicher Call in den ersten Wochen baut schnell Kontext auf. Manila ist der Schweiz sechs bis sieben Stunden voraus. Eine VA mit verschobenen Arbeitszeiten am Nachmittag und Abend überschneidet sich daher mit Ihrem Schweizer Vormittag – ein natürlicher Zeitpunkt für einen kurzen Abgleich.

Denken Sie an die Sicherheit

Delegieren darf nie bedeuten, Passwörter per Chat zu teilen. Nutzen Sie einen Passwort-Manager mit geteilten Tresoren, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und vergeben Sie rollenbasierte Zugriffe, damit Ihre Assistenz nur sieht, was sie braucht. Wenn jemand ausscheidet, entziehen Sie die Zugriffe anhand einer Offboarding-Checkliste umgehend. Unser Abschnitt So funktioniert’s beschreibt die Schutzmassnahmen, die wir einsetzen.

Was Sie mit der gewonnenen Zeit anfangen

Beim Delegieren geht es nicht nur um einen leichteren Posteingang. Legen Sie im Voraus fest, wohin Ihre zurückgewonnenen Stunden fliessen sollen: Kundenarbeit, Geschäftsentwicklung, Produktentscheide oder einfach ein pünktlicher Wochenabschluss. Ohne diese Absicht füllt sich frei gewordene Zeit meist mit neuen, wenig wertschöpfenden Aufgaben.

Wenn Sie abwägen, welche Art von Unterstützung zu Ihnen passt, hilft Ihnen unser Vergleich Executive Assistant oder virtuelle Assistenz.

Das Wichtigste in Kürze

• Für den Start brauchen Sie keine perfekte Dokumentation; eine Aufnahme und eine Checkliste genügen.
• Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Ergebnissen – etwa Posteingang sortieren, CRM-Aktualisierungen und Rechnungsstellung – eignen sich ideal für den Anfang.
• Legen Sie Entscheidungsgrenzen fest und halten Sie in den ersten Wochen regelmässige Check-ins ab.
• Schützen Sie Zugriffe mit einem Passwort-Manager, 2FA und rollenbasierten Berechtigungen.
• Entscheiden Sie im Voraus, wie Sie die gewonnene Zeit nutzen.

Bereit, Ihre ersten drei Aufgaben abzugeben? Buchen Sie eine kostenlose Beratung, und wir vermitteln Ihnen eine geprüfte Assistenz.